Compliance e segurança da informação marcam nova aula do IRIB Qualifica 2.0

Encontro promovido em parceria com o Grupo TXAI debateu os pilares do Provimento n. 213/CNJ, a gestão de incidentes no ambiente digital e a importância de eliminar condutas informais na rotina dos Cartórios.

O Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (IRIB) realizou, no último sábado, 27/06/2026, mais uma aula do programa IRIB Qualifica 2.0, uma parceria com o Grupo TXAI. O treinamento online foi ministrado por Juliana Vargas, consultora organizacional da empresa, que abordou de forma detalhada “Compliance e Segurança da Informação (Provimento 213)”, para mais de 140 participantes.

No início da aula, a palestrante ressaltou que a segurança da informação se tornou um requisito operacional e de governança indispensável para a credibilidade dos Cartórios. Para balizar a atuação prática das equipes nas unidades extrajudiciais, Juliana Vargas detalhou os cinco pilares essenciais que devem operar de forma conjunta na rotina extrajudicial:

– Confidencialidade: o princípio busca garantir que os dados sejam acessados exclusivamente por quem possui autorização e necessidade legítima vinculada às suas atribuições funcionais. A palestrante alertou que a disponibilidade técnica de uma informação não concede o direito de consultá-la sem justificativa profissional. No ambiente do Cartório, isso envolve restringir o acesso a pastas do servidor por departamentos e evitar a abertura de matrículas por mera curiosidade. “Poder acessar não significa dever acessar. Se não há uma demanda ou protocolo sob minha responsabilidade, não há motivo para consultar o registro de terceiros ou de figuras públicas”, explicou.

– Integridade: se refere à garantia de que a informação permaneça correta, íntegra e sem modificações indevidas. Juliana explicou que a alteração de registros sem controle formal compromete a segurança jurídica e a reputação institucional. Segundo a consultora, “a informação precisa chegar ao final exatamente como foi recebida ou, se transformada, deve ser feito por meio de uma forma válida e documentada.”

– Disponibilidade: assegura que os sistemas, documentos e conexões estejam operacionais sempre que necessário para evitar a paralisação do serviço público. O Provimento n. 213/CNJ exige, por exemplo, links redundantes de internet e planos de contingência (como geradores e no-breaks).

– Rastreabilidade: capacidade de identificar precisamente o autor de determinada ação, o momento exato e a forma como foi realizada. Por essa razão, o uso de logins e senhas compartilhadas é expressamente proibido. “O que não pode ser rastreado não pode ser comprovado. A senha individual é a única garantia de que as responsabilidades contratuais e legais sejam devidamente apuradas”, exemplificou, reforçando a necessidade de credenciais estritamente individuais.

– Conformidade Legal (compliance): é o alinhamento contínuo às Leis, Provimentos e normativas. Estar em compliance exige a produção de evidências (atas, listas de presença, relatórios de backup). Citando de forma descontraída um clássico da música sertaneja, a palestrante resumiu: “Assim como na canção ‘Evidências’, no ambiente de compliance é indispensável possuir documentos, relatórios ou registros formais que comprovem que determinada norma foi efetivamente cumprida”.

Ainda, durante a aula, Juliana chamou a atenção para o perigo de quebrar processos consolidados em nome da conveniência ou para agilizar o atendimento a um cliente insistente. Ela citou o exemplo do envio de matrículas ou certidões por canais informais, como o WhatsApp, sem que haja um procedimento devidamente autorizado pela titularidade.

“O colaborador não possui alçada para decidir sozinho ou criar exceções à regra. Se existe um canal formal e validado para a emissão de documentos, ele deve ser obrigatoriamente utilizado. O risco não reside apenas no envio incorreto de um documento, mas na desestruturação do processo, o que fatalmente gerará incidentes graves a longo prazo”, explicou Juliana.

“A orientação institucional é clara: diante do comportamento de urgência ou da aparência de legitimidade de um terceiro (como alguém se identificando como o jurídico de uma empresa), o colaborador deve parar, validar, registrar e seguir o procedimento”, pontuou ao abordar a necessidade de atenção plena no trabalho extrajudicial, pois a negligência em um único ato pode gerar prejuízos financeiros e processos judiciais contra o Cartório.

Governança e gestão de incidentes na prática

“O Provimento n. 213/CNJ tornou obrigatória a estruturação formal de políticas de segurança da informação e privacidade de dados. O texto do provimento exige regras claras sobre controle e revogação imediata de acessos, uso aceitável de ferramentas e gestão de riscos”, exemplificou Juliana. A consultora propôs ainda uma dinâmica em que os participantes assumissem a postura de “Comitê de Segurança”, avaliando cenários críticos como ataques de ransomware, perda prolongada de internet e vazamento de dados por condutas inadequadas (como fotografar a tela do computador corporativo).

Além disso, a aula contou com depoimentos de titulares que transformaram suas rotinas após a implementação de diagnósticos organizacionais, planejamentos estratégicos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). Os relatos convergiram sobre como a profissionalização da gestão, historicamente preterida em função do foco exclusivo na atividade jurídica, otimizou prazos de registro, reduziu erros de análise, mitigou passivos e trouxe retornos econômicos expressivos.

Para encerrar, Juliana Vargas propôs um pacto prático de mudança cultural a ser aplicado já no início da semana, instigando os mais de 140 profissionais presentes a assumirem o compromisso pessoal de zelar, dia após dia, pela integridade da atividade registral brasileira.

Fonte: Assessoria de Comunicação do IRIB.